データでもらったものはデータで検索できる形で保存します。紙はダメ！です～ 電子帳簿保存法改正[50]
電子帳簿保存法の電子取引の記事です。
今回は
電子取引のデータを保存する際には検索できるようにしておく必要があります
を紹介します。
データでもらったものはデータで検索できるようにしておく
検索可能性の確保といいます。検索の条件は次のとおり3つあります。
① 取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
② 日付または金額の範囲指定で検索できること
③ 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること
③の任意項目を組み合わせについては、「AかつB」で検索できればよく、「AまたはB」の検索は必要ではありません。
電子データを提示または提出する場合は、②と③の検索は不要です
すなわち、税務調査の際には「① 取引年月日、取引金額、取引先で検索できること」でよく、②と③の検索は不要です。
たとえば次のような場合はどうでしょうか？
Q「電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル）を受領した場合、データを保存しておけば出力した書面の保存は必要ありませんか？」
A「受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えられますので、受領したデータに規則第４条第１項第１号のタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与することまたは同項第４号に定める事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。
また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。」
（電帳法一問一答 電子取引関係 問4）
これを踏まえると電子メール添付の請求書についても、取引年月日、取引金額、取引先で検索できることが必要になります。
<参考> 税理士井ノ上陽一さんのブログ
Amazonの購入履歴をGmailから集めるGAS 21/11/06
「なお、（請求書など）メールにあればいいんじゃないかと思われるかもしれません。私もそれでいいんじゃないかと思いますが、国税庁のQ&Aでは、NGとされています。Q&Aなので、なんともいえませんが。さらには、『メールで検索する』という今の常識まで想定していないようにも思えます。パソコンを変えればメールはなくなる、パソコンが壊れればメールデータも消えるという認識もあるような。」
検索要件の対応として「①の取引年月日、取引金額、取引先で検索できる」ようにするには
たとえば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成します。
・ ファイル名には①、②、・・・と通し番号を入力します。
・ エクセル等により次のような表を作成します。
（出所：「電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係」令和4年6月 問43）
「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する。」
（ピーター Ｆ.ドラッカー）
夏の1日を元気にお過ごしください！
[編集後記]
夏の休日に池田市にある「五月山動物園」にウォンバットに会いにいきましたが、お昼寝中で会えず。
代わりに、ウォンバットのパンを買って帰りました。メロンパンの表面のようなイメージです。
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