電子メールにより請求書や領収書のPDFファイルを受け取った場合、どのように保存すればよいですか？～ 電子帳簿保存法改正[46]
電子帳簿保存法の電子取引の記事です。
今回は
請求書や領収書などを電子的に（データで）受け取った場合、どのように保存すればよいですか？
を紹介します。
次の４つのうち、いずれかのルールを選択すれば問題ありません
電子的に受け取った請求書や領収書などについては、データのまま保存しなければならないこととされています。
つまり、①～④のうち、いずれかのルールを選択すればよいことになっています。
① タイムスタンプが付与されたデータを受け取る。
② 速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付与する。
③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する。
④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備え付けます。
また、そのほか、検索できるような状態で保存すること（検索可能性の確保）や、ディスプレイ等の備付け（視認性の確保）が必要になります。
①～③のようなシステムを保有していない事業主が電子取引の保存を実施するには、④による「訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備え付け」という対応を行うことになります。
ではこの事務処理の規定とは、どのようなものを整備したらよいのかでしょうか？
「電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係」（令和4年6月） 問28にサンプルが掲載されています。問28には法人の例と個人の例のサンプル規定があります。
最新の「一問一答」では法人の規程で変更がありますので注意します。
<参考>
→ 電子取引の保存要件のうち、訂正削除の防止に関する事務処理規程とはどういうものか？2021.10.20.
一方、当然ですが
「なお、上記の条件を具備し、その他の要件も充足した形で適切に電子取引データを保存しているのであれば、自己の管理の便宜のために書面に出力したり、データ喪失時に備えて念ため書面に出力したものを併せて保存しておくといった対応をすることは、特段禁止されていません。」
（出所：「電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係」令和4年6月 問26）
「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する。」
（ピーター Ｆ.ドラッカー）
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