freee会計。電子保存を始める際に必要な準備のうち、社内ルールの整備（電子取引データ保存制度） ～ 電子帳簿保存法改正[34]

今回は

電子保存を開始するためには、電子保存の4類型ごとに社内のルール整備などの準備をすることが法令上求められています

を紹介します。

freeeを利用し電子保存をする場合に必要な準備が下表にあります。

今回は、上の表の「D. 電子取引データ保存制度 」のうち、必要な準備となっている「電子取引の事務処理の規程」とはどんなものかをご紹介します

A～Cの類型では、必要な準備に操作説明書が入っていますが、「D.電子取引データ保存制度」は、そもそも電子取引データの保存をどう取り扱うか？に関することなので、会計ソフトの操作説明書と関係がありません。

<参考>

→ 電帳法で電子データとして保存が必要となる「電子取引」とは？

→ 取引先から受け取った電子取引データを保存する場合はファイルボックスを利用して保存します

電子取引の事務処理の規程とは

次の電子帳簿保存法施行規則第4条第1項第4号にルールが定められています。

「四　当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。」

freeeでは共通して利用できる社内ルールのテンプレートを、次のように用意してくれています

[　]の箇所を自社に対応してアレンジします。

D. 電子取引データ保存について

（電子取引の範囲と対象データ）

1 電子取引の範囲は次に掲げる取引とする。各取引について、取引日・金額・取引先等の取引関係情報を保存するものとする。

[freee会計のスマート請求書機能を利用した請求書等の授受]

[スマート受発注を利用した請求書等の授受]

[freee会計の口座にデータ連携をした銀行やクレジットカード等の利用明細]

[電子メールを利用した請求書等の授受]

2 freee会計の機能を利用して授受した取引関係情報については、freee会計において取引書類発行以降の訂正削除履歴を記録、または、訂正削除ができない機能を利用するものとする。データ連携機能の一時停止等により業務上やむを得ない場合には、システム連携以外の方法を用い、連携先データの内容を正しくfreee会計にデータ入力を行う。

3　電子メール等のfreee会計外で授受した取引関係情報については、freee会計のファイルボックスに保存することとし、ファイルボックスの電子帳簿保存機能により、授受した電子ファイル等の訂正削除履歴を残すものとする。

（訂正削除の原則禁止）

4 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）

5 業務処理上やむを得ない理由によって取引関係情報を訂正または削除する場合は、管理責任者の承認を得た上で、入力担当者等がfreee会計の当該取引関係情報またはファイルボックスの備考欄等に訂正または削除が必要な理由を記載し、訂正または削除を行う。管理責任者は、正当な理由があると認める場合のみ承認するものとし、訂正または削除の作業内容を管理する。

（出所：freeeヘルプセンターマニュアル）

「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する。」

（ピーター Ｆ.ドラッカー）

向暑の1日。元気にお過ごしください。

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