freee会計。電子保存を始める際に必要な準備のうち、社内ルールの整備（電子帳簿） ～ 電子帳簿保存法改正[31]
今回は
電子保存を開始するためには、電子保存の4類型ごとに社内のルール整備などの準備をすることが法令上求められています
を紹介します。
電子保存を開始するためには、4類型ごとに社内のルール整備などの準備をすることが法令上求められています。
freeeを利用し電子保存をする場合に必要な準備が下表にあります。
今回は、上の表の「A. 電子帳簿保存制度」のうち
必要な準備となっている「①操作説明書」と「②事務手続を明らかにした書類」とはどんなものかをご紹介します
つまり、市販システムやクラウドサービスを利用する場合、電子帳簿保存については次の２つが必要になります（規則第2条第2項第1号ハ・ニ）。
- ① 電子計算機処理システムの操作説明書
- ② 電子計算機処理並びに当該国税関係帳簿に係る電磁的記録の備付けおよび保存に関する事務手続きを明らかにした書類
「①の操作説明書」は、freeeを利用する場合は、ヘルプセンター が該当します
電子帳簿保存法一問一答
【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問8
「規則第２条第２項第１号のシステム関係書類等については、書面以外の方法により備え付けることもできることとしています(取扱通達４－６本文なお書)ので、いわゆるオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれている場合には、それが整然とした形式及び明瞭な状態で画面及び書面に、速やかに出力することができるものであれば、操作説明書が備え付けられているものとして取り扱って差し支えありません。」
次に「②事務手続を明らかにした書類」とは
書類は、社内ルールとして準備する必要があります。freeeでは共通して利用できる社内ルールのテンプレートを用意してくれています。
freeeが用意している次のようなテンプレートです。必要があればアレンジして利用します。
「A. 電子帳簿保存制度」の部分のテンプレートです。
「（入力担当者）
1.仕訳データ入出力は、所定の手続を経て承認された証票書類に基づき、入力担当者が行う。
（仕訳データの入出力処理の手順）
2. 入力担当者は、原則として、次の期日までに仕訳データの入力を行う。
[現金、預金、手形に関するもの 取引日から1か月以内]
[売掛金に関するもの 請求書の発行日の翌日から1か月以内]
[仕入、外注費に関するもの 検収日の翌日から1か月以内]
[その他の勘定科目に関するもの 取引に関する書類を確認してから1カ月以内]
（仕訳データの入力内容の確認）
3.入力担当者は、仕訳データを入力した日に入力内容の確認を行い、入力誤りがある場合は、これを速やかに訂正する。
（管理責任者の確認）
4.管理責任者は、入力担当者が入力したデータの確認を速やかに行う。
（管理責任者の確認後の訂正又は削除の処理）
5.管理責任者の確認後、仕訳データに誤り等を発見した場合には、入力担当者は、管理責任者の承認を得た上でその訂正又は削除の処理を行う。
（訂正又は削除記録の保存）
6.5の場合は、管理責任者は訂正又は削除の処理を承認した旨の記録を残す。」
ちなみに
電子帳簿保存法 一問一答 問９の中でも事例として次のようなテンプレートが明示されています
国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）
「（入力担当者）
１ 仕訳データ入出力は、所定の手続を経て承認された証票書類に基づき、入力担当者が行う。
（仕訳データの入出力処理の手順）
２ 入力担当者は、次の期日までに仕訳データの入力を行う。
⑴ 現金、預金、手形に関するもの 取引日の翌日（営業日）
⑵ 売掛金に関するもの 請求書の発行日の翌日（営業日）
⑶ 仕入、外注費に関するもの 検収日の翌日（営業日）
⑷ その他の勘定科目に関するもの 取引に関する書類を確認してから１週間以内
（仕訳データの入力内容の確認）
３ 入力担当者は、仕訳データを入力した日に入力内容の確認を行い、入力誤りがある場合は、これを速やかに訂正する。
（管理責任者の確認）
４ 入力担当者は、業務終了時に入力データに関するデータをサーバに転送する。管理責任者はこのデータの確認を速やかに行う。
（管理責任者の確認後の訂正又は削除の処理）
５ 管理責任者の確認後、仕訳データに誤り等を発見した場合には、入力担当者は、管理責任者の承認を得た上でその訂正又は削除の処理を行う。
（訂正又は削除記録の保存）
６ ５の場合は、管理責任者は訂正又は削除の処理を承認した旨の記録を残す」
（出所：freeeヘルプセンターマニュアル）
「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する。」
（ピーター Ｆ.ドラッカー）
春の1日！元気にお過ごしください。
ブログは曜日により、次のようにテーマを決めて書いています。
・月曜日は「創業者のクラウド会計」または「電子帳簿保存法の改正」
・火曜日と水曜日は「消費税」
・木曜日と金曜日は「贈与や相続・譲渡など資産税」
・土曜日は「創業者のクラウド会計」または「電子帳簿保存法の改正」
・日曜日はテーマを決めずに書いています。
免責
ブログ記事の内容は、投稿時点での税法その他の法令に基づき記載しています。本記事に基づく情報により実務を行う場合には、専門家に相談の上行ってください。
