自社が発行した請求書などの控えを保存します。freee会計の「受発注書類の発行機能」について～ 電子帳簿保存法改正[27]
今回は
自受発注書類の発行機能とは？この発行機能で注意すべきポイントとは？
を紹介します。
帳簿や取引書類を電子保存したい場合、次の4つの区分に応じてfreee会計に保存します。
電子保存には
Ａ 電子帳簿保存
Ｂ 決算書・自社発行受発注書類の控え保存
Ｃ スキャナ保存
Ｄ 電子取引データ保存
があります。
「Ｄ」の電子取引データ保存について、freee会計では次の3機能を利用して保存します
① ファイルボックスの電子帳簿保存機能
② 受発注書類の発行機能
③ 口座同期機能
②の受発注書類の発行機能はどんなものか？
この機能の対象となるデータは、freee会計での［取引］メニュー → 「受発注管理」のデータです
つまり、メールやスマート請求書機能で送付する場合で次のようなものです。
・ 見積書
・ 納品書
・ 請求書
・ 領収書
・ 発注書
これらのデータの保存方法は次のとおりです
<参考>
→ 作成した請求書（スマート請求書）をまとめて送付する手順について
書類は「下書き」状態で作成した時点から、訂正・削除履歴の記録を開始します。「書類を作成」する以外の操作は不要です。
これで電子帳簿保存法の要件を満たします。
書類の内容確定のタイミングは、管理のしやすさから「送付済み」に変更された時点とすることがおすすめです。
書類ステータスが「送付済み」に切り替わるタイミングは、次の操作を行ったときです。
・ ［発行］ボタンをクリックしたとき
・ メール添付を行ったとき
・ Web共有を行ったとき
・ 郵送依頼を行ったとき
・ ［送付済みにする］ボタンをクリックしたとき
・ 書類の一覧画面から一括操作によって取引先に送付したとき
ファイルボックスでの保存とは異なり、仕訳と受発注書類を紐づける必要はありません。
履歴の検索手順は次のとおりです
受発注書類の訂正・削除履歴は、freee会計の［取引］メニュー → ［受発注書類変更履歴］から検索します。
CSVファイルとしてダウンロードすることができます。
なお、受発注書類変更履歴機能の利用権限は、管理者権限を有するメンバーには自動的に付与されます。
受発注書類の発行機能で注意すべきポイントは次の４つです
① 「下書き」状態で取引先に書類を送付したい場合
受発注書類が「下書き」状態のままだと、書類が「確定」したタイミングを履歴上から判別できません。
「下書き」状態のままPDFダウンロードや印刷によって取引先に書類を送付したい場合（未発行と発行済の区別ができない場合）は、発行書類をファイルボックスで保存する必要があります。
② 書類発行後に発生した訂正・削除について
一度発行して取引先に送付した取引書類を訂正・削除する場合は、その理由を取引書類の備考欄に記録します。
③ freee会計で発行した書類を送付する方法は次の４つです
ⅰ freee会計でスマート請求書機能を利用して取引先に送付します
取引先のメールアドレスに、書類の確認ができるURLを含んだメールをfreeeから直接送信します。取引先はそのURL先から請求内容を確認できます。
ⅱ freee会計で作成した取引書類をダウンロードしてメールで送信します
ⅲ freee会計で作成した取引書類を印刷して郵送します
この場合、法令上、発行控えは、取引先に送付したものと同じものを保存する必要があります。
印刷した取引書類に手書きで情報を付け加えた場合には、手書きをした書類（紙）が原本となります。
その紙をスキャンまたは撮影し、ファイルボックスに保存（または紙原本を保存）する必要があります
ⅳ freee会計で作成した取引書類を、郵送代行サービスを利用して郵送します
（出所：freeeヘルプセンターマニュアル）
変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する
（ピーター Ｆ.ドラッカー）
春の1日元気にお過ごしください
[編集後記]
金曜日の「贈与や相続・譲渡など資産税」」はお休みしました。
ブログは曜日により、次のようにテーマを決めて書いています。
・月曜日は「創業者のクラウド会計」
・火曜日は「消費税」
・水曜日は「個人の税金」
・木曜日と金曜日は「贈与や相続・譲渡など資産税」
・土曜日は「創業者のクラウド会計」
・日曜日は「経理・会計」
免責
ブログ記事の内容は、投稿時点での税法その他の法令に基づき記載しています。本記事に基づく情報により実務を行う場合には、専門家に相談の上行ってください。
