個人事業主が訂正削除の防止に関する事務処理規程を定める場合の対応 ～ 電子帳簿保存法改正[7]
今回は
個人事業主の場合の「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の整備について
を紹介します。
電子帳簿保存法とは
法人税や所得税で紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定のルールを満たしたうえで、電子データによる保存を可能にするなどを定めた法律です。
電子取引の取引情報を電子データとして保存する場合に「真実性の要件」というものがあります。
次の①～④のうち、いずれかの措置を採用する必要があります
① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
② 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
③ データの訂正削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムで取引情報の授受および保存を行う。
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、その規程に沿った運用を行う。
①はもらう前にタイムスタンプが付されているもので、②はもらった後にタイムスタンプを付す措置です。
③は訂正削除が簡単にできないクラウドシステムにデータを保管するものです。
④が訂正削除を勝手に行えないように、規程を作成して、備え付けておく措置です。
①～④のうちもっとも簡単な方法は④です
個人の場合に、④による運用する場合には、具体的どのような規程を整備すればよいか？国税庁からひな型が例示されています
取引関係情報を訂正または削除する場合は、その取引につき「取引情報訂正・削除申請書」を作成するという規程を整備することになります。
つぎのような規程がひな型となります。
法人に比べてかなりシンプルです。
（個人事業者の例）
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。
（訂正削除の原則禁止）
保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
（訂正削除を行う場合）
業務処理上やむを得ない理由（正当な理由がある場合に限る。）によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存するとことをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。
一 申請日
二 取引伝票番号
三 取引件名
四 取引先名
五 訂正・削除日付
六 訂正・削除内容
七 訂正・削除理由
八 処理担当者名
この規程は、令和○年○月○日から施行する。
（出所：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問24）
【電子帳簿保存法改正の記事】
1 電子帳簿保存法の改正により「スキャナ保存」に関する要件が緩和されます。「タイムスタンプ付与が不要」のクラウドとは
2 電子データが保存書類と認められるためには、訂正削除の防止の事務処理規程の備え付けが現実的？
3 事業を営んでいる個人事業主です。取引先から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されます。改正後はどのように保存すればよいですか?
4 電子取引の保存要件のうち、訂正削除の防止に関する事務処理規程とはどういうものか？
5 電子取引をおこなった取引情報を電子データとして保存するとき、どのような保存方法が認められるでしょうか？
6 個人事業主や法人のすべての方に対応が必要となる電子取引データの保存方法について
「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する」
（ピーター Ｆ.ドラッカー）
秋の1日を元気にお過ごしくださいね。
【編集後記】
木曜日の「経理・会計」はお休みしました。
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