個人事業主や法人のすべての方に対応が必要となる電子取引データの保存方法について ～ 電子帳簿保存法改正[6]

今回は

令和4年1月以降、請求書、領収書、契約書などの電子データを送付、受け取った場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することになります

を紹介します。

保存が必要な電子データとは、請求書、領収書、契約書、見積書など

受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要になります。

たとえば、電子メールの本文・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB上でおこなった備品などの購入に関する領収書に相当する情報がサイト上でのみ表示される場合にも、電子データを保存する必要があります。

PDF やスクリーンショットによる保存でも問題ありません。

どのように保存する必要があるのか

1 改ざん防止のための対応をする必要があります

タイムイムスタンプや履歴が残るシステムの導入といった方法もありますが、改ざん防止のための事務処理規程を定めるというのが簡便で費用がかかりません。

<参考>

→　電子データが保存書類と認められるためには、訂正削除の防止の事務処理規程の備え付けが現実的？

2「日付・金額・取引先」で検索できるようにする必要があります

専用のシステムを導入する必要はなく、①索引簿を作成する方法や、②規則的な ファイル名を設定する方法でも問題がありません。

ただし、2年（期）前の売上が1,000 万円以下であって、税務調査の際にデータのダウンロードに対応できる場合には、検索機能の確保は不要です。

検索機能を確保するかんたんな方法は次のとおりです

① 規則的なファイル名をつける方法

データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約します。 フォルダの検索機能を活用する方法です。

次のとおりです。

②  表計算ソフトで索引簿を作成する方法  

表計算ソフトで索引簿を作成します。表計算ソフトの機能を使って検索する方法です。次のとおりです。

（出所：国税庁リーフレット 21/11/17）

【電子帳簿保存法改正に関する記事】



1　電子帳簿保存法の改正により「スキャナ保存」に関する要件が緩和されます。「タイムスタンプ付与が不要」のクラウドとは　

2　電子データが保存書類と認められるためには、訂正削除の防止の事務処理規程の備え付けが現実的？

3  事業を営んでいる個人事業主です。取引先から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されます。改正後はどのように保存すればよいですか?

4　電子取引の保存要件のうち、訂正削除の防止に関する事務処理規程とはどういうものか？

5 電子取引をおこなった取引情報を電子データとして保存するとき、どのような保存方法が認められるでしょうか？

「変化を探し、変化に対応し、変化を機会として利用する」

（ピーター Ｆ.ドラッカー）

秋の1日を元気にお過ごしくださいね。





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